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香港VS新加坡,为何都需要秘书公司?两者服务有何区别?

发布时间:2020-11-10点击量:1

香港作为国际金融中心,一向是吸引全球投资者的热土。新加坡一直以其亲商政策、成熟完善的监管制度而闻名世界。那么注册香港和新加坡公司为什么必须有秘书公司?
法定秘书和商务秘书的区别
法定秘书与我们平常所说的商务秘书不是同一概念。
根据香港《公司条例》,法定秘书是法律强制存在的,而商务秘书则是公司根据具体实际情况自行决定是否设立的职位,在法律层面上没有强制要求。商务秘书是根据客户的需要为客户量身定制的商务实务服务,如接听电话、传递信息、代收代寄,到信用证、物流等服务。
为什么香港公司需要法定秘书
根据香港公司法例第三十二章规定,香港注册的有限责任公司必须委任公司秘书,以履行公司的法定责任。其职责包括向公司注册处申报有关公司架构、股东及董事的变动,亦需为董事局拟定公司会议议程、筹备周年股东大会及对相关的法定条例提供专业咨询及建议。
香港公司条例规定香港有限公司必须有一名香港法定秘书,该法定秘书必须由香港本地自然人或法人担任。
法定秘书是香港政府要求必须有的形式秘书,香港公司的商务秘书起到一个上传下达的作用,方便政府联系和处理政府往来文件。
香港法定秘书的任职资格
1、香港公司秘书可以是一个自然人或一个法人团体;
2、若为个人,该人必须经常居住于香港;
3、若为法人团体,该法人团体必须在香港有注册地址或营业地点。
香港法定秘书具体提供的服务
1、提供注册地址及法定注册秘书;
2、秘书服务处理及保存公司之法定记录,例如重要控制人登记册等信息;
3、代公司保持和政府部门之间的联络,响应政府部门的查询,例如近期香港政府要求所有香港公司都要做尽职调查,秘书公司需要联系香港公司做好尽职调查工作,以供香港政府审查;
4、秘书服务代收及处理政府往来函件;
5、提供香港公司年审、改股、商业登记证更换、注册地址变更等服务。
新加坡法定秘书
新加坡会计与企业管制局(ACRA)规定每个公司必须在成立后六个月之内聘请以及委任一位公司秘书。
公司秘书将是确保公司完成由法律规定所需履行的行政和报告责任和义务的主要负责人。
一些新成立的公司所需完成的法定条件包括申报年度回报以及记录和申报董事会决议。
新加坡公司法定秘书的角色和责任
 公司必须向ACRA提交公司和财务信息。
此类信息必须真实且及时提交,并在ACRA的登记册上公开。公众可依赖此类信息查看公司营业状况和任职人员,进而做出相应的业务决策。其他政府机构在履行监管职能时也可依赖ACRA中的记录。
根据《公司法》第401(2A) 条,任何人若向ACRA提交虚假信息或授权他人提交虚假信息,一经定罪,可处50,000新币以下罚款及2年以下监禁。
新加坡公司法定秘书服务
1、保存和管理公司法定登记文件和记录更新。包括:股东决议、会议记录、章程、股票、董事股东登记文件等;
2、跟进注册局ACRA和税务局IRAS(根据各项时限要求,提前一个月通知并准备文件);
3、提供银行开户或关闭服务(含准备文件);
4、准备和签发股份,起草公司董事决议  ;
5、起草周年大会/特别大会的通知及议程;
6、股份转让/股东变更/董事变更/秘书记录/公司名称/注册地址变更/增减资本/银行签名变更;
7、向注册局呈交法定的报告、表格和文件;
8、召集及参加董事会及股东会议;
9、准备董事会及股东会议的记录及决议;
10、建议及提醒客户公司周年大会召开的最后日期。
公司法定秘书的重要性
公司秘书在法律合规方面所扮演的角色和所需负责的职责是非常广泛及重要的,因为任何在法律合规方面的任何失职都会对于公司和公司成员造成严重的后果。
在任何合规方面犯下的错误往往都会带来昂贵的代价,将会受到处罚。
因此选择一家称职且值得信赖的秘书公司绝对是不容轻视的重要环节。

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